Разработка системы учёта договоров

Что можно учитывать в системе

• Договоры с клиентами, поставщиками и подрядчиками
• Контрагентов: организации, ИП и физических лиц
• Приложения и дополнительные соглашения
• Акты, счета и другие связанные документы
• Суммы, этапы и обязательства по договору
• Оплаты по договору
• Ответственных сотрудников
• Статусы и историю работы с договором

Какие задачи бизнеса решает

• Собрать договоры, контрагентов и документы в одной системе вместо таблиц и папок
• Понимать, на каком этапе каждый договор и кто за него отвечает
• Видеть суммы, исполнение обязательств и оплаты по договору
• Быстро находить договор и всю связанную информацию

Карточка договора

В карточке можно хранить номер, дату, тип договора, контрагента, ответственное лицо, сумму, валюту при необходимости, статус, даты начала и окончания, комментарии и произвольные поля под конкретный бизнес. Набор полей определяется на этапе проектирования: у договора поставки, аренды и оказания услуг могут быть разные обязательные данные.

Контрагенты и все их договоры

Для организации или ИП можно вести реквизиты, контакты, связанные договоры, документы и историю взаимодействия. Из карточки контрагента видно, какие договоры действуют, какие завершены и на какие суммы они заключены.

Приложения, допсоглашения и акты рядом с договором

К договору можно прикреплять основной документ, приложения, дополнительные соглашения, акты, счета и другие файлы. Допсоглашение можно учитывать не только как файл, но и как изменение условий: новой суммы, срока или предмета — если это нужно процессу.

Статусы и этапы договора

Договор может проходить, например, по цепочке «черновик → согласование → подписан → исполняется → завершён / расторгнут». Это только пример: набор статусов и переходов настраивается под процессы заказчика, в том числе с разными цепочками для разных типов договоров.

Исполнение обязательств

По договору можно учитывать этапы, обязательства сторон, ответственных, суммы, выполненные работы, оплаты и связанные документы. Так видно не только что договор подписан, но и что по нему уже сделано, что оплачено и что осталось. Если основная задача — именно начисления, поступления и задолженность клиентов, её удобнее решать отдельной системой учёта оплат, которую при необходимости можно связать с договорами.

Сроки и уведомления по договорам

Система может напоминать ответственным об окончании договора, необходимости продления и сроках исполнения обязательств. Здесь сроки — одна из частей учёта договора. Если нужен отдельный инструмент, где главное — даты, напоминания, просрочки и продления для любых документов и записей, посмотрите систему контроля сроков.

Перенос договоров из Excel

Если договоры сейчас ведутся в таблице, после анализа её структуры можно перенести записи в систему: номера, даты, контрагентов, суммы, статусы и ответственных. Перед импортом проверяются дубли, форматы дат и написание названий контрагентов. Если в таблицах ведётся не только учёт договоров, а несколько связанных процессов, посмотрите услугу переноса Excel в веб-систему.

Поиск, роли и история изменений

Договоры можно искать и фильтровать по контрагенту, номеру, ответственному, статусу, периоду и типу договора. Права доступа настраиваются под компанию: например, сотрудник видит свои договоры, руководитель — договоры отдела, бухгалтерия — суммы и оплаты, администратор управляет справочниками. Это только примеры. Система может сохранять, кто и когда изменил данные, поменял статус, добавил документ или выполнил действие.

Отчёты по договорам

Можно формировать списки и отчёты: активные договоры, договоры по контрагентам, суммы за период, завершённые договоры, договоры, требующие внимания, исполнение обязательств. При необходимости отчёты выгружаются в Excel.

Интеграции

При необходимости систему можно связать с CRM, 1С, бухгалтерскими системами, почтой, Telegram, MAX и другими корпоративными сервисами — если у них есть подходящий API или другой способ обмена данными. Возможность интеграции проверяется на этапе оценки.

Чем учёт договоров отличается от электронного реестра

Электронный реестр ориентирован на хранение и поиск структурированных записей и документов: карточка, поиск, файлы, история. Система учёта договоров глубже работает с жизненным циклом договора: контрагент → договор → приложения → суммы → исполнение → оплаты → статусы → история. Если нужно просто систематизировать документы без учёта условий и исполнения, подойдёт электронный реестр.

Примеры функционала

• Карточка договора с настраиваемыми полями
• Карточка контрагента со связанными договорами
• Приложения, допсоглашения, акты и счета
• Статусы и этапы под процесс компании
• Этапы исполнения и обязательства
• Поиск и фильтры
• Роли и права доступа
• История изменений
• Отчёты и выгрузки
• Импорт из Excel, интеграции с 1С, CRM и API

Как проходит разработка

1. 1.Разбираем, как сейчас ведутся договоры и где хранятся документы
2. 2.Определяем типы договоров, поля карточки и связи с контрагентами
3. 3.Настраиваем статусы, этапы и правила исполнения
4. 4.Определяем роли сотрудников и права доступа
5. 5.Проектируем экраны, поиск, отчёты и уведомления
6. 6.Разрабатываем frontend, backend и базу данных
7. 7.Переносим существующие данные при необходимости
8. 8.Проверяем основные сценарии и запускаем систему

Используемые технологии

FAQ